규정 준수를위한 간단한 단계 : 경쟁 우위를위한 전자 메시지 보관

광고 개인과 비즈니스 상황에서 사람들이 서로 의사 소통하는 방식은 수십 년 만에 극적으로 변화했습니다. 오늘날의 가상에서 종이없는 세상, 대량의 정보는 한 위치에서 다른 곳으로, 전 세계 어디에서나 몇 초 안에 전송 될 수 있습니다. 최근 몇 년 동안 획기적인 소송에 대한 응답으로 메시징 데이터의 저장 및 관리에 대한 엄격한 요구 사항을 부과 한 모든 산업의 신체와 규제 기관이 문제를 강요하고 있습니다. 모든 규모의 조직은 이제 회사 이메일 아카이브가 더 이상 열심이 아니라 오늘날의 규제 환경에서 필수임을 인식하고 있습니다. 그러나 압도적 인 전망처럼 보일 수있는 것은 회사의 전략적 이점을 만드는 데 핵심 도구로 간주되어야합니다. 더욱이 이메일 보관은 어려울 필요가 없습니다. 독립 시장 리서치 회사 인 Radicati Group에 따르면 2011 년 폭발적인 Marketby 2011의 폭발적인 Marketby 2011의 폭발적인 시장은 2006 년 7,960 만 달러에서 거의 10 배 증가한 6 억 6 천만 달러에서 거의 10 배 증가 할 것입니다. 북미와 유럽은 각각 세계 판매의 60 %와 32 %를 차지하는 가장 큰 시장이 될 것입니다. 이 수요를 주도하는 것은 무엇입니까? 이메일 및 인스턴트 메시징 (IM) 사용의 전 세계 폭발.  평균 기업 이메일 사용자는 하루에 총 133 개의 메시지를 보내고받으며 그 중 1/4은 첨부 파일과 함께 전송됩니다. Enterprise IM 채택도 가열되고 있습니다. 수요가 증가함에 따라 IBM Lotus Sametime 및 Microsoft LCS/OCS를 포함한 주요 플랫폼은 IM을 통합 커뮤니케이션 전략의 핵심 구성 요소로 만들고 있습니다. 더 많은 그래픽이 풍부한 양식과 문서가 이메일 첨부 파일로 전송됨에 따라 평균 이메일 메시지 크기가 빠르게 상승하고 있습니다. 2006 년 평균 회사 이메일 사용자는 하루에 약 16.4MB의 데이터를 보내서 받았습니다. 2010 년에는이 수치가 21.4MB를 초과 할 것으로 예상됩니다. 규제 준수 요구 사항. 이메일 및 기타 메시징 데이터의 사용 및 저장을 둘러싼 점점 더 소중한 환경은 거의 모든 산업의 회사에 영향을 미쳤습니다. 연방 규칙은 기업이 전자 증거를 생성 할 의무가 있습니다. 이메일을 저축, 찾기 및 공유 할 수없는 회사는 법정에서 신뢰성을 잃을 위험이 있습니다. 애널리스트 회사 인 AMR 연구에 따르면 2010 년까지 북미 지역의 준수 지출은 800 억 달러를 초과 할 것으로 추정하며, 이는 이익에 대한 숨겨진 세금으로 특징 지어 질 수 있습니다.이 수익에 대한 세금이 크고 작은 조직에 직면 한 관계는 다음을 포함하여 메시징 시스템과 관련하여 여러 가지 일반적인 도전에 직면합니다. 정부 및 산업 규정은 규정 준수 요구 사항에 대해 매우 구체적입니다. 산업 요구 사항 외에도 일부 회사는 자체 메시징 유지 정책을 구현합니다. 다른 사람들은 그렇지 않습니다. American Management Association과 E-Policy Institute의 설문 조사에 따르면 회사의 66 %가 이메일 저축, 제거 및 관리에 대한 정책이 부족합니다. 모든 사용자가 회사 정보에 ​​신속하게 액세스하고 관리해야합니다. 전자 메시지의 엄청난 양은 압도적 인 사용자이며 많은 회사의 이메일을 생산성 문제로 빠르게 전환합니다. 실제로 Osterman Research 설문 조사에 따르면 이메일 사용자의 46 %가 매일 2 시간 이상 이메일받은 편지함에서 무언가를하는 것으로 나타났습니다. 시스템 성능에 영향을 미치지 않고 증가하는 데이터를 저장해야합니다. 평균 사용자의 이메일 상자의 크기가 계속 빠르게 부풀어 오면서 조직은 추락 된 서버를 복원하고 사서 박스 관리 (종종 유용한 정보를 삭제하는)를 사용하여 필요한 할당량을 충족하는 데 더 많은 시간을 소비합니다. 전자 전자 아카이브? 전자 메일 아카이브는 메시지, 첨부 및 메시지 및 메시지에 대한 정보를 자동으로 얻는 시스템입니다. 그런 다음 회사 또는 업계의 보존 정책에 따라 해당 정보를 지정된 시간 동안 읽기 전용 형식으로 인덱싱하고 자동 저장합니다. 아카이브에 저장된 이메일 및 IM 컨텐츠는 이메일 서버에 불필요한로드를하지 않고 사용자가 액세스 할 수 있습니다. 아카이브를 사용하면 회사가 정책을 정의하고 메시지를 검색하며 메시지에 액세스 한 사람 및시기의 감사 트레일을 유지할 수 있습니다. 회사는 4 가지 주요 이유에 대한 이메일 및 IM 데이터 아카이브를 만듭니다. 금융 서비스에서 건강 관리, 정부 및 그 너머에 이르기까지 거의 모든 산업의 조직은 이제 전자 데이터의 저장 및 관리와 관련하여 어느 정도의 규제를받습니다. 연방 민사 소송 규칙, Sarbanes-Oxley, 미국 애국자 법, HIPAA, SEC 규칙, 주법 및 기업 정책은 모두 이러한 역동적 인 규제 환경의 일부입니다. 이메일 저장 용량 및 관리. 회사는 종종 이메일 서버 성능을 최적화하기 위해 각 사용자의 사서함의 크기를 종종 제한합니다. 이를 통해 사용자는 사서함을 청소하는 데 시간을 소비하여 생산성을 줄입니다. 그러나 더 큰 사서함을 허용하면 전자 메일 서버의 효율성에 심각한 영향을 줄 수 있습니다. e- 발견. 회사의 컴퓨터 데이터의 야간 백업은 아카이브와 다릅니다. 주요 차이점 중 하나는 대부분의 규정, 이메일 메시지, 첨부 파일 및 IMS를 원래 형식으로 저장해야하며, 콘텐츠를 변경하거나 완전히 삭제할 수있는 능력이 없어야한다는 것입니다. 일반적으로 매일 끝에 만들어지고 문제가 발생한 후 전자 메일 서버를 복원하도록 설계된 백업과 달리, 아카이브는 프론트 엔드에서 메시지가 최종 사용자의 컴퓨터에 도달하기 전에 만들어지고 제작 불가능한 형식으로 저장되며, 아카이브도 완전히 검색 할 수 있으므로 전자 공정을 단순화합니다. 예를 들어, 회사 X가 회사 Y를 고소하는 경우 변호사는 일반적으로 사건과 관련된 모든 이메일을 검토합니다 쿠쿠얼음정수기.

이메일 아카이브가 없으면 Discovery는 변호사 및 IT 전문가 팀이 몇 달의 청구 가능한 시간을 소비 할 수 있습니다. 대조적으로, 프로세스는 이메일 아카이브를 키워드 검색하여 문자 그대로 몇 분이 걸릴 수 있습니다. 회사 지적 재산의 75 %가 메시징 시스템 내에 있습니다. 더욱이, 사용자는 종종 새 이메일을 작성할 때 오래된 이메일을 참조합니다. 아카이브는 사용하기 쉬운 검색 인터페이스를 통해 회사 지식 저장소에 대한 회사에 액세스 할 수 있습니다. 집 아카이브 AdvantAgesto는 이메일 아카이브를 작성합니다. 회사에는 두 가지 기본 옵션이 있습니다. 사내 이메일 아카이브를 통해 회사는 솔루션을 자체적으로 구매하고 관리합니다. 아웃소싱 솔루션으로 회사의 이메일은 타사 공급 업체에 의해 저장되고 관리됩니다. 폭발적인 이메일 보관 시장에는 공급 업체 및 보관 솔루션이 침수되었습니다. 아카이빙 솔루션을 선택하는 것은 특히 이메일 사용 정책이없는 회사의 경우 업계 규제와 소송의 위협으로 인해 압력을받는 느낌이 듭니다. 즉, 사내 아카이빙 솔루션을 설정 해야하는 여러 가지 강력한 이유가 있습니다 : 단순성. 선택된 솔루션에 따라 사내 아카이빙 어플라이언스는 평균 라우터보다 더 이상 공간을 차지할 수 없으며 몇 시간 안에 가동 및 실행할 수 있습니다. 팀이있는 IT 부서에서도 어플라이언스를 관리하는 것은 비교적 간단하며 IT 경험이 거의 없거나 필요하지 않습니다. 초기 설정은 일반적으로 어플라이언스 공급 업체 또는 통합 파트너로 완료됩니다. 보안. 많은 이메일 커뮤니케이션 및 파일 첨부 파일의 기밀 특성을 고려할 때, 회사 리더는 종종 제 3자가 데이터를 오프 사이트로 보관하는 것을 불편하게하고 있습니다. 특히 이메일 아카이브는 현재 규제되지 않은 산업이기 때문에 우려 사항은 국가 협회 (NASD)를 포함하여 규제 기관이 공유하고 있습니다. 단어, 벅은 최종 사용자 조직으로 멈 춥니 다. 신뢰할 수 있음. 아웃소싱 솔루션을 사용하면 메시지가 전송, 수신 또는 보관 여부에 관계없이 동일한 대역폭을 공유해야하므로 대용량이 많은 기간 동안 서버 성능을 손상시킬 수 있습니다. 대조적으로, 사내 아카이브는 회사의 대역폭 또는 서버 성능에 영향을 미치지 않고 외부 세계와 접촉 한 후 또는 그 이후에 모든 들어오는 메시지의 사본을 캡처합니다. 비용 효율성. 소규모 회사의 경우 아웃소싱 솔루션의 매력은 명백한 가격표 일 수 있습니다. 그러나 시간이 지남에 따라 비용 분석은 사내 솔루션을 선호합니다. 예를 들어, 100 인 회사는 사내 아카이빙 어플라이언스에 대해 $ 10,000를 지불 할 수 있습니다. 이 회사는 지속적인 아카이브 관리를 처리하므로 반복 비용을 지불하지 않습니다. 같은 회사는 아웃소싱 솔루션 (좌석 당 100 석 x $ 35-아웃소싱 아웃소싱 아카이브의 현재 중간 범위 비용)에 대해 한 달에 3,500 달러를 지불 할 수 있으며, 해당 비용은 매달 이메일 보관을 선택하는 것입니다. ActionAN 사내 아카이빙 어플라이언스의 사내 아카이브는 몇 시간 안에 설정할 수 있으며 회사의 기존 이메일 인터페이스에 완전히 통합 될 수 있습니다. 아카이빙 어플라이언스가 회사의 이메일 솔루션과 함께 작동하는 방법은 다음과 같습니다. 1. 들어오는 메시지/파일이 회사의 방화벽 및 스팸 필터를 통과하면 라우터로 이동합니다 .2. 전자 메일 시스템이 사내 (예 : Microsoft Exchange, Lotus Notes 또는 다른 네트워크 시스템)를 관리하는 경우 아카이빙 어플라이언스는 모든 메시지 및 해당 첨부 파일 ( “저널링”)을 캡처합니다. 3. 전자 메일 플랫폼이 타사 제공 업체가 호스팅하거나 덜 공통의 독점 이메일 시스템 인 경우 아카이빙 어플라이언스는 스위치 또는 라우터 ( “스니핑”이라고하는 프로세스)를 통과 할 때 모든 메시징 트래픽의 사본을 캡처합니다. 그런 다음 사용자는 이메일 아카이브에 액세스하고 이메일 프로그램을 통해 기본 또는 고급 검색을 수행 할 수 있습니다. 회사의 규정 준수 담당자 (종종 소규모 회사의 IT 담당자)는 메시징 트래픽을 모니터링하고 캡처 할 규칙을 정의하기 위해 IT 교육이 거의 필요하지 않습니다. 이러한 규칙은 회사 산업을 관리하는 규정 준수 요구 사항, 회사 자체 이메일 정책 또는 둘 다에 의해 결정될 수 있습니다. 드롭 다운 메뉴를 통해 언제든지 변경할 수 있습니다. 해당 보관 관성 저장 용량 부족으로 인해 비준수 소송 또는 시스템 충돌의 위협은 많은 회사가 이메일을 보관하도록 동기를 부여합니다. 그러나 스마트 기업은 또한 이메일이 조직 인텔리전스의 저장소라는 사실을 이해하고 있으며, 회사, 고객, 성장 및 개선 기회를 더 잘 이해하기 위해 채굴 할 수 있습니다. 공식적인 이메일 관리 및 유지 정책이 없더라도 회사는 오늘 보관을 시작해야합니다. 기업 정책이 발전함에 따라 좋은 사내 아카이브를 쉽게 조정할 수 있습니다. 최악의 일은 아무것도 아닙니다. 몇 가지 간단한 단계로 회사는 미래의 규정 준수를 보장 할뿐만 아니라 상당한 전략적 이점을 얻을 수 있습니다. Sidelebar : 이메일/ IM 정책 포인터는 아직 이메일 및 IM 사용 및 유지에 대한 정책을 설정하지 않은 많은 회사 중 하나 일 수 있습니다. 아래 팁은 그 목적에 대한 지침을 제공합니다. * IT 프로젝트로 만들지 마십시오. 귀하의 회사가 이메일 및 IM을 사용하고 유지하는 방법에 대한 귀하의 정책은 조직 전체의 의견을 통해 개발되어야합니다. 법적, HR, 규정 준수, 고객 관계 및 관리 부서에 정책 계획 테이블에 자리를 잡고 회사의 국제 부서에도 음성이 있는지 확인하십시오.* 이메일과 IMS의 보유와 회사 전체의 이메일 및 IM 사용을위한 두 가지 정책을 작성하십시오. 이는 별도의 정책이지만 나란히 개발되는 것이 중요합니다. 둘 다 매년 검토 및 업데이트되어야합니다.* 이메일뿐만 아니라 부서 회의에서 대면 교육 및 토론을 통해 모든 직원과 사용 정책을 전달하십시오. 구체적이고 상세해야합니다. 회사의 모든 사람들이 이메일과 IM의 적절하고 부적절한 사용을 모두 이해하고 사용 지침을 위반하는 것이 처벌 가능한 범죄입니다. 직원들은 또한 보내는 모든 것의 사본이 보관되고 있음을 알아야합니다. 이 지식만으로는 종종 부적절한 메시징 사례가 줄어 듭니다.* 보존 정책이 없을 때 아카이브를 지연시키지 마십시오. 이상적으로는 정책이 먼저 나오고 아카이브 설정의 매개 변수를 지시합니다. 그러나 많은 회사의 경우 정책은 합의를 개발하고 얻는 데 몇 달이 걸릴 수 있으며, 대부분은 비준수 상황이나 비용이 많이 드는 전자 발견 프로세스를 위험에 빠뜨릴 수 없습니다. 정책이 형성됨에 따라 유연한 사내 아카이빙 솔루션을 쉽게 조정할 수 있습니다.